# Gestion des entités

Les entités "archimage" constituent le vocabulaire controlé sur lequel s'appuient toutes les notices créées dans la plateforme. Ce vocabulaire permet de contrôler en amont du versement les métadonnées associées et ainsi désambigüiser les termes utilisés pour décrire la ressource, gérer les homonymes, harmoniser les vocabulaires. Ils prennent la forme de listes "à plat" (e.g. auteurs, domaines, ...) ou de listes hiérarchiques (e.g. périodes, secteurs). Les termes peuvent être aligné à des référentiels externes (e.g. IdRef pour les auteurs, IdRef, Geonames, Pléiades pour les sites ou les secteurs, ...) ou d'autres entités par exemple pays et régions pour les sites.  
  
Ces entités peuvent être déjà rennseignées et peu évolutives comme les ensemble, les langues, les domaines, ... ou nécessiter d'être enrichies au fur et à mesure des ajouts de nouvelles notices (e.g. auteurs, sites, secteurs, tags, ...)

# Les auteurs

Cette entité permet de renseigner les identités des auteurs (personne ou collectivité), des commanditaires, et les personnes mentionnées dans les ressources versées dans la plateforme Archimage.

[![image.png](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/image.png)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/image.png)

<table border="1" id="bkmrk-vous-pouvez-saisir-l" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">Vous pouvez saisir les informations relatives à la personne ou la collectivité :

- nom
- prénom
- initiale
- description
- année de naissance
- année de décès
- adresse

</td><td style="border-width: 0px;">[![image.png](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/CVpimage.png)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/CVpimage.png)</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-une-fen%C3%AAtre-s%27ouvre-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px; height: 164.305px;"><colgroup><col style="width: 59.7531%;"></col><col style="width: 40.2469%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 164.305px;"><td style="border-width: 0px; height: 164.305px;">A partir du nom et du prénom vous avez la possibilité de rechercher son identifiant Idref directement auprès du Sudoc : [![image.png](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/wmAimage.png)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/wmAimage.png)

Une fenêtre s'ouvre alors et vous propose alors une notice (ou plusieurs en cas d'homonymes) vous permettant de sélectionner la notice d'autorité correspondant à votre personne.

Après vérification, il vous suffit de lier la notice et vous obtenez automatiquement l'identifiant sudoc (ppn), le point d'accès autorisé et les informations générales (année de naissance, année de décès) si elles sont présentes.

</td><td style="border-width: 0px; height: 164.305px;">![image.png](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/Z8pimage.png)</td></tr></tbody></table>

<p class="callout warning">**Attention :** dans le cas d'une collectivité, il faudra être vigilant à sélectionner "nom de collectivité" dans la fenêtre IdRef afin d'obtenir des propositions d'organismes.   
[![image.png](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/rXOimage.png)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/rXOimage.png)</p>

# Les périodes

Cette entité permet de construire un référentiel pour les périodes chronologiques qui seront associées aux notices. Elle se présente sous la forme d'une liste hiérarchique et chaque terme peut être aligné à un référentiel externe (PeriodO, Thot, Pactols, ...) :

[![image.png](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/UdAimage.png)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/UdAimage.png)

# Les collections

Dans Archimage, l'entité "collection" est une métadonnée servant à réunir des documents connexes qui ne correspondent pas à la logique de fonds d'archives.  
Exemple : collection d'objets

#### Créer une nouvelle collection

1\. Dans l'interface administrateur d'Archimage, aller sur la liste de toutes les tables :

[![Capture d'écran 2024-02-09 102700.jpg](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/capture-decran-2024-02-09-102700.jpg)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/capture-decran-2024-02-09-102700.jpg)

Si la liste des tables n'est pas accessible dans votre menu, saisir le lien suivant : https;//archimage.*votreécole.votredomaine*/index.php?kroute=show\_all\_tables

2\. Trouver la table "Collections", puis cliquer sur "consulter"

[![Capture d'écran2.jpg](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/capture-decran2.jpg)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/capture-decran2.jpg)

3\. Cliquer sur "ajouter un élément"

[![Capture d'écran3.jpg](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/capture-decran3.jpg)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/capture-decran3.jpg)

4\. Remplir la fiche et cliquer de nouveau sur "ajouter un élément" pour enregistrer votre travail.

[![4.jpg](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/scaled-1680-/4.jpg)](https://doc-archimage.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-02/4.jpg)