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Publications

L’outil d’indexation des publications permet d’importer et de mettre à jour dans Archimage les informations relatives aux publications scientifiques ou institutionnelles en renseignant le fichier config.php sur une URL de l’API ONIX.

ParamManager::getInstance()->add("PUBLICATIONS_API","");

Ces publications proviennent d’une source externe, par exemple le catalogue des éditions ou une plateforme de gestion des publications. Elles sont ensuite stockées dans Archimage afin de pouvoir être associées aux fiches documentaires.

Exemple fichier ONIX :  https://editions.efa.gr/index.php?kroute=api_publications&token=76vrt9mop 

L’objectif est de relier les documents conservés dans Archimage aux publications dans lesquelles ils sont cités, étudiés, reproduits ou contextualisés.

1. Rôle de l’indexation des publications

L’indexation des publications permet de créer un lien entre une fiche Archimage et une publication.

Ce lien peut ensuite être utilisé pour :

  • contextualiser un document ;

  • indiquer qu’un document est lié à une publication scientifique ;

  • retrouver les documents associés à une publication ;

  • enrichir les exports de métadonnées ;

  • créer des liens entre Archimage et la plateforme des éditions ;

  • renforcer l’interopérabilité entre les outils documentaires de l’établissement.

Une publication n’est donc pas simplement une mention bibliographique saisie manuellement. Elle constitue une entité structurée, avec son propre identifiant, son titre, sa collection, son numéro, sa date de parution et un lien vers la ressource source.

2. Structure des données d’une publication

Chaque publication importée dans Archimage est composée de plusieurs champs.

Exemple de données :

id | publication_id | titre | collection | num_collection | date_parution | collection_short | link_ressource
1070 | 1128 | Ville et migrations internationales | Bibliothèque des Écoles françaises d'Athènes et de Rome | 418 | 12/31/2025 | BEFAR | https://editions.efa.gr/?kroute=publication&id=1128
1003 | 1058 | Les lampes minoennes | Études Crétoises | 38 | 12/31/2025 | Et. cret. | https://editions.efa.gr/?kroute=publication&id=1058
1103 | 1138 | Bulletin de Correspondance Hellénique | Bulletin de Correspondance Hellénique | 148.1 | 12/31/2025 | BCH | https://editions.efa.gr/?kroute=publication&id=1138
1020 | 1073 | De la lampe à la lumière en Crète minoenne | Bibliothèque des Écoles françaises d'Athènes et de Rome | 410 | 12/31/2025 | BEFAR | https://editions.efa.gr/?kroute=publication&id=1073

3. Description des champs

Champ Description
id Identifiant interne de la publication dans Archimage.
publication_id Identifiant de la publication dans la plateforme source.
titre Titre de la publication.
collection Nom complet de la collection éditoriale.
num_collection Numéro de la publication dans la collection.
date_parution Date de parution de la publication.
collection_short Forme abrégée du nom de la collection.
link_ressource URL de la publication dans la plateforme source.

4. Identifiant de publication

Le champ publication_id permet de conserver le lien avec la plateforme d’origine.

Exemple :

1128

Cet identifiant est important lors des mises à jour successives. Il permet au script de reconnaître une publication déjà indexée dans Archimage et d’éviter la création de doublons.

Le champ id, quant à lui, correspond à l’identifiant interne utilisé par Archimage.

5. Titre de la publication

Le champ titre contient le titre lisible de la publication.

Exemples :

Ville et migrations internationales
Les lampes minoennes
Bulletin de Correspondance Hellénique
De la lampe à la lumière en Crète minoenne

Ce titre est utilisé dans les interfaces de sélection, dans les fiches documentaires et éventuellement dans les exports.

6. Collection éditoriale

Le champ collection contient le nom complet de la collection à laquelle appartient la publication.

Exemples :

Bibliothèque des Écoles françaises d'Athènes et de Rome
Études Crétoises
Bulletin de Correspondance Hellénique

Le champ collection_short contient une forme abrégée de cette collection.

Exemples :

BEFAR
Et. cret.
BCH

La forme longue permet un affichage complet et explicite. La forme courte peut être utilisée dans des interfaces plus compactes, des tableaux, des listes ou des exports.

7. Numéro de collection

Le champ num_collection indique le numéro de la publication dans sa collection.

Exemples :

418
38
148.1
410

Ce champ permet de distinguer les volumes au sein d’une même collection.

Il peut contenir un nombre entier ou une valeur plus précise, comme 148.1, selon la logique éditoriale de la collection.

8. Date de parution

Le champ date_parution indique la date de publication.

Exemple :

12/31/2025

Cette valeur permet de situer la publication dans le temps.

Selon la source de données, la date peut correspondre à une date complète ou à une date normalisée utilisée par la plateforme source. Lorsque seule l’année est connue, la source peut utiliser une date conventionnelle.

9. Lien vers la ressource source

Exemple :

https://editions.efa.gr/?kroute=publication&id=1128

Ce lien permet de créer une passerelle entre Archimage et le catalogue des publications.

Depuis une fiche Archimage, l’utilisateur peut ainsi accéder à la publication liée, lorsque ce lien est affiché ou exploité par l’interface.

10. Utilisation dans Archimage

Une fois importées ou mises à jour, les publications peuvent être associées aux fiches documentaires.

Cette association permet par exemple d’indiquer qu’un document est lié à une publication précise :

Publication : BEFAR 418 - Ville et migrations internationales

ou :

Publication : Études Crétoises 38 - Les lampes minoennes

La publication devient alors un point d’entrée documentaire. L’utilisateur peut retrouver les documents associés à une même publication ou naviguer d’une notice documentaire vers une ressource éditoriale.

11. Mise à jour des publications

L’outil d’indexation peut être relancé afin de mettre à jour les publications existantes.

Lors d’une mise à jour, le script peut notamment :

  • ajouter de nouvelles publications ;

  • mettre à jour les titres ;

  • corriger les collections ;

  • compléter les numéros de collection ;

  • modifier les dates de parution ;

  • mettre à jour les liens vers les ressources sources ;

  • conserver les associations existantes avec les fiches Archimage.

Le champ publication_id joue ici un rôle essentiel, car il permet de reconnaître les publications déjà présentes dans Archimage.

12. Points de contrôle

Après une indexation ou une mise à jour des publications, il est recommandé de vérifier :

  • que les nouvelles publications ont bien été créées ;

  • que les publications existantes n’ont pas été dupliquées ;

  • que les champs titre, collection et num_collection sont cohérents ;

  • que les formes abrégées de collection sont correctes ;

  • que les dates de parution sont correctement interprétées ;

  • que les liens vers la plateforme source sont valides ;

  • que les fiches Archimage déjà liées à des publications conservent leurs associations.

13. Exemple de lecture

À partir de la ligne suivante :

1070 | 1128 | Ville et migrations internationales | Bibliothèque des Écoles françaises d'Athènes et de Rome | 418 | 12/31/2025 | BEFAR | https://editions.efa.gr/?kroute=publication&id=1128

On peut lire :

La publication possède l’identifiant interne 1070 dans Archimage et l’identifiant source 1128 dans la plateforme des publications. Son titre est Ville et migrations internationales. Elle appartient à la collection Bibliothèque des Écoles françaises d'Athènes et de Rome, abrégée en BEFAR, avec le numéro de collection 418. Sa date de parution est indiquée comme 12/31/2025. La ressource source est accessible à l’adresse https://editions.efa.gr/?kroute=publication&id=1128.

14. Synthèse

L’indexation des publications permet à Archimage de relier ses fiches documentaires aux ressources éditoriales de l’établissement.

Elle permet de transformer une simple référence bibliographique en une donnée structurée, identifiable, actualisable et reliée à une plateforme source.

Ce mécanisme améliore la navigation entre les documents d’archives et les publications, renforce la cohérence des données et facilite leur réutilisation dans les interfaces de recherche et les exports de métadonnées.

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